Enchimento do banco de dados
A parte principal de qualquer sistema em funcionamento é o banco de dados. O sistema sem dados não tem nenhúm valor usuário. Além disso o valor principal para o usuário é exatamente a informação; tendo os dados na forma electrónica o usuário pode passar desde o uso de um sistema até o outro durante um intervalo de tempo relativamente curto.
Assim que se um usuário não tem dados em forma electrónica, então deve formar o banco de dados por meio de enchimento dos campos correspondentes. Com isso é necessário introduzir a informação imediatamente ao sistema com a que esperam trabalhar, e não em algúm outro lugar aonde para o usuário é comodo introduzir-a (por exemplo, as tabelas electrónicas). A introdução das informações a mão com a verificação à vez de seu caráter correto permite pelo habitual obter o banco de dados de muito boa qualidade, já que o sistema de faturamento tem uma protecção incorporada contra a introdução pelos operadores de uma informação não correta. Se o usuário tem o banco de dados em forma electrónica, então pode-se introduzir-o em novo sistema fazendo passar (convertir) em formato correspondente de armazenamento. Para isso, como mínimo, é necessário saber a estrutura detalhada de armazenamento de dados no sistema antigo. Se não há descrição da estrutura de armazenamento, então se vê forçado a calculá-la por meio de experimento, o que vai requerir muito tempo e esforços, assim como influir sobre a autenticidade de informações em novo sistema.
A conversão de dados de um formato para o outro é um trabalho laborioso e escrupuloso, porque a transferência imediata de informações de uma célula para a outra em 90% de casos é impossível a causa de diferentes lógicas de funcionamento de programas, e respectivamente, de diferentes apresentações físicas de dados. Durante o processo de conversão de dados, como regra, também é revelada a ausência de uma parte de dados necessários para o funcionamento normal de novo sistema. Além disso o sistema interior de controlo do caráter correto de dados do sistema de faturamento não permite carregar as informações não corretas ou contraditórias. Neste caso durante a conversão de dados é necessário efetuar de imediato as correcções correspondentes.
Todos os problemas acima citados levam à necessidade, antes de passar de um sistema de registo para o outro, de efetuar uma o duas conversões de prova com o seguinte teste, o que aumenta significativamente o volume total de trabalho mas finalmente permite obter um resultado excelente.
