Arquivos electrónicos
Quando os consumidores de energia eléctrica são atendidos nas janelas de informações, exigem deles uma grande quantidade de fotocópias de diferentes documentos para confirmar uns ou outras informações que ejercem influência em cálculo. As listas destes documentos algumas vezes são colocadas no quadro de avisos onde está escrito para a efetuação de que operações é necessário apresentar as cópias de que documentos. O seja, o consumidor para ressolver a sua questão tem que como mínimo visitar o ponto de recepção duas vezes: a primeira vez – para ficar a saber de que fotocópias de documentos é preciso fazer, a segunda vez – propriamente dito para ressolver a questão. Em caso de ausência da fotocópia requerida, o consumidor não será atendido.
Logo os problemas os tem a companhia mesma – o fornecedor de serviços. É preciso guardar estas fotocópias, e em caso de necessidade encontrar e apresentar de maneira operativa para a verificação. Não é de admirar que durante a recepção de consumidores ninguém do pessoal não dirige-se ao arquivo, porque ai simplesmente não pode-se encontrar nada, mas junto com isso a disponibilidade de arquivo de papel liga fortemente cada consumidor a um ponto determinado de recepção. A água e canalização afundam os documentos, os mordem os ratos. Por causa de impossibilidade de encontrar rapidamente no arquivo as fotocópias e outros documentos, é impossível efetuar a verificação operativa da competência de execução das operações pelos funcionários do fornecedor. A verificação planificada pode ocupar muito tempo e forças, e por isso é efetuada muitas poucas vezes, repetidas vezes formalmente. A verificação remota de trabalho do centro de controlo da companhia que tem uma rede de sucursais tampouco é possível sem revisar os documentos de arquivo. O pessoal compreende tudo perfectamente e o usa para os seus próprios fins.
Para pôr fim a esta fealdade, assim como para a possibilidade de efetuar à distância as verificações de trabalho dos operadores nos sucursais das companhias da rede, temos elaborado o sistema de “Arquivos electrónicos”. Depois de seu lançamento todos os documentos apresentados pelos consumidores, foram escaneados e armazenados na conta individual do consumidor. Cada operação durante a efetuação da que antes era requerido do consumidor a apresentação de documento ou transmissão da cópia, agora tem sido efetuada só depois de escaneamento pelo operador do original de documento e a criação da sua cópia electrónica no banco de dados.
Durante a introdução de requisições do documento ao sistema, este oferece escaneá-lo com diferentes ajustes para diferentes tipos de documentos.
O tipo de documento é selecionado automaticamente segundo o tipo da operação efetuada: o passaporte, o certificado da pessoa que disfruta dos privilégios, o recibo de pagamento, etc.
O sistema de “Arquivos electrónicos” de documentos apresentados é necessário para o seguinte controlo centralizado da legitimidade de operações.
- A navegação cómoda nos documentos de um consumidor.
- A ligação entre a cópia electrónica de documento e a informação de texto sobre o documento no sistema.
- A ligação entre a disponibilidade da cópia electrónica de documento e a operação efetuada no sistema.
- O estorneamento das cópias electrónicas conservando os documentos anulados.
- O armazenamento compacto de dados (uma página de passaporte ocupa até 50 KB).
- A possibilidade de registar os documentos que têm muitas páginas.
Todas as cópias electrónicas de documentos são armazenados no banco em forma binária e não podem ser retirados ou copiados dele.
Já não há necessidade de pagar aos consumidores pelas fotocópias de documentos e depois guardá-los e buscar no arquivo de serviço municipalizado.
