Электронные архивы
Когда потребителей коммунальных услуг обслуживают на окнах справок, от них требуют множество ксерокопий самых разных документов для подтверждения тех или иных сведений, влияющих на расчёт.Списки этих документов иногда вывешиваются на доске объявлений, где написано, для совершения каких операций копии каких документов необходимо предоставить. То есть, потребителю для решения своего вопроса придется как минимум дважды посетить пункт приёма: первый раз – чтобы узнать, какие ксерокопии документов нужно сделать, второй раз – собственно для решения вопроса. При отсутствии какой-либо требуемой ксерокопии, в потребителю будет отказано в обслуживании.
Дальше проблемы возникают у самой компании – поставщика услуг. Эти ксерокопии нужно где-то хранить, а при необходимости, оперативно найти и предоставить для проверки. Неудивительно, что на приёме потребителей никто из персонала в архив не обращается, потому что так просто там ничего не найдёшь, но вместе с тем наличие бумажного архива намертво привязывает каждого потребителя к определённому пункту приёма. Документы топит вода и канализация, грызут мыши. Из-за невозможности в архиве быстрого поиска ксерокопий и других документов, оперативную проверку правомочности совершения операций сотрудниками поставщика провести невозможно. Плановая проверка может занять очень много времени и сил, и поэтому проводится крайне редко, зачастую формально. Дистанционная проверка работы из управляющего центра компании, имеющей сеть филиалов, так же невозможна без просмотра архивных документов. Персонал всё прекрасно понимает и пользуется этим в своих целях.
Чтобы прекратить наконец-то это безобразие, а так же для возможности дистанционного проведения проверок работы операторов в филиалах сетевых компаний, нами была разработана система «Электронных архивов». После её запуска все предъявляемые потребителями документы сканировались и сохранялись на лицевом счёте потребителя. Каждая операция, при совершении которой раньше требовалось с потребителя предъявление документа или передача ксерокопии, теперь выполнялась только после сканирования оператором оригинала документа и создания его электронной копии в базе данных.
При внесении реквизита документа в систему она предлагает его сканировать с разными настройками для разных типов документов.
Тип документа выбирается автоматически в зависимости от типа совершаемой операции: паспорт, удостоверение льготника, квитанция об оплате и пр.
Система «Электронных архивов» предъявляемых документов нужна для последующего централизованного контроля правомерности операций.
- Удобная навигация по документам одного потребителя.
- Связь электронной копии документа с текстовой информацией о документе в системе.
- Связь наличия электронной копии документа с выполняемой операцией в системе.
- Сторнирование электронных копий с сохранением аннулированных документов.
- Компактное хранение данных (страница паспорта занимает до 50 кб).
- Возможность ведения многостраничных документов.
Все электронные копии документов хранятся в базе в бинарном виде и не могут быть из неё удалены или скопированы.
Платить потребителям за ксерокопии документов, а потом хранить и искать их в архиве в коммунальной службы, больше нет необходимости.
