Relleno de la base de datos
La parte principal de cualquier sistema en funcionamiento es la base de datos. El sistema sin datos no tiene ningún valor de usuario. Además, el valor principal para el usuario es exactamente la información; teniendo los datos en forma electrónica el usuario puede pasar desde el uso de un sistema hasta el otro durante un intervalo de tiempo relativamente corto.
Así que si un usuario no tiene datos en forma electrónica, entonces debe formar la base de datos por medio de relleno de los campos correspondientes. Con esto es necesario introducir la información inmediatamente al sistema con la que esperan trabajar, y no en algún otro lugar donde para el usuario sería cómodo introducirla (por ejemplo, las tablas electrónicas). La introducción de las informaciones a mano con la verificación a la vez de su carácter correcto permite por lo habitual obtener la base de datos de muy buena calidad, ya que el sistema de facturación tiene una protección incorporada contra la introducción por los operadores de una información incorrecta. Si el usuario tiene la base de datos en forma electrónica, entonces se puede introducirla al nuevo sistema haciendo pasar (convertir) al formato correspondiente de almacenamiento. Para esto, como mínimo, es necesario saber la estructura detallada de almacenamiento de datos en el sistema antiguo. Si no hay descripción de la estructura de almacenamiento, entonces uno se ve forzado a calcularla por medio de experimento, lo que requerirá mucho tiempo y esfuerzos, así como influirá sobre la autenticidad de informaciones en el nuevo sistema.
La conversión de datos de un formato para el otro es un trabajo laborioso y escrupuloso, porque la transferencia inmediata de informaciones de una célula para la otra en 90% de casos sería imposible a causa de diferentes lógicas de funcionamiento de programas, y respectivamente, de diferentes presentaciones físicas de datos. Durante el proceso de conversión de datos, como regla, también se revela la ausencia de una parte de datos necesarios para el funcionamiento normal de nuevo sistema. Además el sistema interior de control del carácter correcto de datos del sistema de facturación no permite cargar las informaciones incorrectas o contradictorias. En este caso durante la conversión de datos es necesario efectuar inmediatamente las correcciones correspondientes.
Todos los problemas arriba indicados llevan a la necesidad, antes de pasar de un sistema de registro para el otro, de efectuar una o dos conversiones de prueba con el siguiente test, lo que aumenta significativamente el volumen total de trabajo pero finalmente permite obtener un resultado excelente.
