Archivos electrónicos
Cuando los consumidores de energía eléctrica se atienden en las ventanas de informaciones, de ellos exigen una gran cantidad de fotocopias de diferentes documentos para confirmar unas u otras informaciones que ejercen influencia en el cálculo. Las listas de estos documentos algunas veces se colocan en el cuadro de avisos donde está escrito para la efectuación de qué operaciones es necesario presentar las copias de qué documentos. O sea, el consumidor para resolver su cuestión como mínimo tiene que visitar el punto de recepción dos veces: la primera vez – para llegar a saber qué fotocopias de documentos es necesario hacer, la segunda vez – propiamente dicho para resolver la cuestión. En caso de ausencia de la fotocopia requerida, el consumidor no será atendido.
Luego los problemas los tiene la compañía misma – el proveedor de servicios. Es necesario guardar estas fotocopias, y en caso de necesidad encontrar y presentar de manera operativa para la verificación. No es asombroso que durante la recepción de consumidores nadie del personal se dirija al archivo, porque ahí simplemente no se puede encontrar nada, pero junto con esto la disponibilidad del archivo de papel une fuertemente a cada consumidor a un punto determinado de recepción. El agua y la canalización hunden los documentos, los muerden los ratones. Por causa de imposibilidad de encontrar rápidamente en el archivo las fotocopias y otros documentos, es imposible efectuar la verificación operativa de la competencia de ejecución de las operaciones por los funcionarios del proveedor. La verificación planificada puede ocupar mucho tiempo y fuerzas, y por esto se efectúa muy pocas veces, repetidas veces formalmente. La verificación remota de trabajo del centro de control de la compañía que tiene una red de sucursales tampoco es posible sin revisar los documentos de archivo. El personal comprende todo perfectamente y lo usa para sus propios fins.
Para poner fin a esta fealdad, así como para la posibilidad de efectuar a distancia las verificaciones de trabajo de los operadores en los sucursales de las compañías de la red, hemos elaborado el sistema de “Archivos electrónicos”. Después de su lanzamiento todos los documentos presentados por los consumidores fueron escaneados y almacenados en la cuenta individual del consumidor. Cada operación durante la efectuación de la que antes era requerido del consumidor la presentación del documento o la transmisión de la copia, ahora ha sido efectuada sólo después de escaneamiento por el operador del original del documento y la creación de su copia electrónica en la base de datos.
Durante la introducción de los requisitos del documento al sistema, éste ofrece a escanearlo con diferentes ajustes para diferentes tipos de documentos.
El tipo de documento se selecciona automáticamente según el tipo de la operación efectuada: el pasaporte, el certificado de la persona que disfruta de los privilegios, el recibo de pago, etc.p>
El sistema de “Archivos electrónicos” de los documentos presentados es necesario para el siguiente control centralizado de legitimidad de las operaciones.
- La navegación cómoda por los documentos de un consumidor.
- El enlace entre la copia electrónica del documento y la información de texto sobre el documento en el sistema.
- El enlace entre la disponibilidad de la copia electrónica del documento y la operación efectuada en el sistema.
- El estornamiento de las copias electrónicas conservando los documentos anulados.
- El almacenamiento compacto de datos (una página de pasaporte ocupa hasta 50 KB).
- La posibilidad de registrar los documentos que tienen muchas páginas.
Todas las copias electrónicas de documentos se almacenan en la base en forma binaria y no pueden ser retiradas o copiadas de ella.
Ya no hay necesidad de pagar a los consumidores por las fotocopias de documentos y después guardarlas y buscar en el archivo de servicio comunal.
